11 Langkah untuk mencegah penipuan dan pencurian
Secara umumnya, penipuan dan pencurian dalam syarikat biasanya dilakukan oleh pihak dalaman. Berdasarkan Kaji Selidik Penipuan Global oleh Kroll dan Unit Perisikan Ekonomi, pada tahun 2011, 60% penipuan dilakukan oleh pengurus kanan, pegawai rendah atau pihak ketiga.
Untuk mencegah hal ini, adalah penting bagi syarikat untuk mengambil langkah-langkah pencegahan. Berikut adalah sebelas langkah yang boleh digunakan untuk merancang kawalan dalaman yang bertujuan untuk memperketat kawalan terhadap akses kepada dokumen penting dan aset syarikat.
- Lakukan semakan latar belakang pra-pekerjaan
Sebelum menerima pekerja, adalah penting bagi syarikat untuk menyemak latar belakang calon pekerja untuk mengesahkan data yang diberikan dan memeriksa rekod mereka. Syarikat pastinya tidak ingin mengambil pekerja yang terlibat dalam kes tertentu di syarikat sebelumnya.
- Mewujudkan dasar-dasar dan prosedur untuk menangani tingkah laku tidak jujur dan tidak beretika
Syarikat perlu membuat prosedur dan dasar-dasar yang mendokumentasikan tingkah laku tidak beretika, prosedur pelaporan, dan hukuman bagi pesalah.
- Memastikan pihak pengurusan menyokong dasar tersebut
Pengurus kanan perlu menetapkan nada tingkah laku beretika dalam persekitaran korporat. Nada itu juga memberikan tanggapan tegas bahawa penipuan tidak akan ditoleransi.
- Melatih pekerja mengenai kepentingan program anti-penipuan
Semua pekerja harus menerima latihan mengenai etika dan dasar anti-penipuan, serta menandatangani pengakuan bahawa mereka telah menerima latihan tersebut.
- Menyediakan saluran pelaporan tanpa nama
Saluran pelaporan tanpa nama penting untuk mengekalkan kerahsiaan aduan dan supaya pelapor berasa selamat apabila menghantar laporan.
- Hadkani akses kepada dokumen sensitif dan mengelola sistem audit
Akses kepada dokumen-dokumen sensitif (invois, jurnal, lejar, dan lain-lain) perlu dihadkan hanya kepada pekerja yang memerlukan maklumat tersebut untuk pekerjaan mereka. Audit terhadap akses juga perlu dikekalkan.
- Hadkan akses sistem komputer kepada dokumen sensitif dan membuat sistem audit.
Hadkan akses ke kawasan dokumen sensitif (perisian perakaunan, inventori, dan gaji) hanya kepada pekerja yang memerlukan maklumat tersebut untuk pekerjaan mereka. Audit akses juga perlu dilakukan.
- Hadkani akses ke kawasan penyimpanan aset berharga
Syarikat perlu meghadkan akses ke kawasan di mana aset syarikat disimpan (gudang dan peti keselamatan) hanya kepada pekerja tertentu yang berkaitan.
- Memasang CCTV dan peralatan rakaman
Syarikat perlu memasang CCTV dan peralatan rakaman untuk memantau aktiviti masuk dan keluar pekerja di kawasan aset berharga.
- Melakukan audit secara rawak
Audit secara rawak terhadap inventori, wang tunai, perbelanjaan, pembelian, pengebilan, dan akaun lain oleh juruaudit dalaman atau luaran bertujuan untuk mencegah pihak yang melakukan penipuan daripada mengubah, merosakkan, dan menghilangkan rekod atau bukti.
- Segera menyiasat laporan
Penyiasatan segera terhadap laporan penipuan mengurangkan jumlah kerugian yang mungkin ditanggung oleh syarikat.
