Penyaringan pra-pekerjaan: Permohonan kebenaran untuk mendedahkan maklumat
Adakah syarikat anda memohon kebenaran daripada calon sebelum menjalankan proses penapisan pra-pekerjaan? Di Indonesia, perlindungan data peribadi dirujuk kepada Peraturan Menteri Komunikasi dan Teknologi Maklumat No. 20 Tahun 2016 mengenai Perlindungan Data Peribadi (PDP). Peraturan PDP ini dianggap sebagai satu cabaran tambahan kepada pasukan perekrutan semasa menapis calon pekerja yang berpotensi. Perlindungan data peribadi pada masa kini sangat ketat dalam beberapa industri seperti kesihatan, kewangan, cukai, dan sektor industri lain.
Skop PDP merangkumi perlindungan terhadap pengambilan, pengumpulan, pemprosesan, menganalisis, penyimpanan, paparan, pengumuman, penghantaran, penyebarkan, dan pemusnahan data peribadi seperti yang ditetapkan dalam artikel 2 perenggan (1). Oleh itu, syarikat perlu meminta kebenaran calon untuk mengumpul dan mengesahkan data calon secara sah semasa proses penapisan. Hal ini secara khusus dinyatakan dalam artikel 6 di mana syarikat dikehendaki memberikan borang kebenaran dalam Bahasa Indonesia. Borang kebenaran perlu ditanda tangani oleh calon sebelum proses penapisan pra-pekerjaan.
Dalam surat tersebut, syarikat dan/atau penyedia penyaringan yang ditetapkan perlu menyatakan bahawa mereka telah diberi kebenaran untuk mengesahkan maklumat yang terdapat dalam surat permohonan pekerjaan. Data yang akan diperolehi hanya digunakan untuk tujuan pengambilan kerja. Butiran yang dinyatakan dalam surat kebenaran akan disahkan, yang biasanya termasuk rekod pekerjaan, prestasi, gaji, kecekapan, dan tingkah laku.
Tempoh sah surat juga perlu dinyatakan dalam surat tersebut. Walaupun ia belum diatur secara khusus, beberapa syarikat mengamalkan tempoh sah tiga hingga enam bulan yang berkuat kuasa pada tarikh surat itu ditanda tangani oleh calon.
Pihak yang ditetapkan, dalam hal ini syarikat dan/atau penyedia penyaringan, bertanggungjawab untuk menyimpan, menjaga, dan melindungi maklumat yang dikandungi. Tempoh penyimpanan data bergantung pada peraturan syarikat. Walau bagaimanapun, jika syarikat tidak mempunyai peraturan khusus, maka tempoh penyimpanan data boleh merujuk kepada perenggan 3 (b) artikel 15, yang dinyatakan sebagai minimum lima tahun.
